尽管沟通的技术手段日趋先进,但公司与顾客的面对面交流还是不可替代的.要让顾客了解公司的产品和服务,最理想的方式莫过于为现有顾客和潜在顾客.

    顾客会议不可替代

    面对面的接触是永远不可能被取代的.举例来说,国际会议行业协会(MPI)的从业人员培训会议虽然近几年采用的技术手段越来越先进,但仍不失为一个与会人员高度接触的会议.在这次会议上,部分会议的网络实况转播成为了亮点.但是,与会者之间的沟通、交往和学习却是难以通过网络传播来替代的.

    顾客会议不仅是让顾客了解公司产品或服务的理想方法,还是培养顾客忠诚的一种好方式.销售领域有这样一条公理:获得一个新顾客所需要的成本,是保持一个已有顾客的成本的10倍.通过顾客会议,你能让顾客感觉到他们是受到重视的.如果执行得好,顾客会议能为你提供倾听顾客抱怨与建议的良机.这样的聚会能使顾客感受到,有人在倾听他们、理解他们,他们的意见得到了反馈.

    顾客会议将教育、娱乐、社交和关系管理融为一体,并浓缩成一次简短的聚会.一个成功的顾客会议包括每天至少四小时的见面会或讨论会,午后的休闲活动,以及晚间聚餐和文娱活动.会议主办方的目标是巩固与最佳顾客的关系,并与潜在顾客建立起联系.

    高级经理人很少被邀请参加顾客会议,除非他们直接负责某项与讨论主题相关的工作.有时会议的主题是新产品发布.针对投资银行家的顾客会议通常以"路演"的方式举行,内容包括业务推介和社交招待会.

    顾客会议三个关键

    想举办顾客会议的公司应该关注以下三个关键问题.

    吸引与会人员.顾客会议与公司命令式会议不同,与会者不是被命令、而是被说服而来.因此让会议充满吸引力非常重要.与会者希望能满载而归,收获他们欠缺的新技术或有价值的知识.

    实现企业目标.仔细地、反复地审核会议内容,以确保会议的确促进了组织目标的实现.会议应能支撑起组织的商业目标,并向顾客传递清晰的信息.

    固守道德标准.当雇员被邀请参加任何由供应商举办的活动时,他们所在的公司都希望他们并非是去花天酒地.与会必须要具备正当的商业理由.一些公司要求员工递交一份计划书,阐明参加会议的原因.比如养老基金或其他大型信托基金的基金经理们必须说明与会的业务理由,比方说,我要参加的是一家大投资银行发起的顾客会议.

    顾客会议八大要点

    要成功举办顾客会议,你必须把握以下八大要点.

    简洁性.顾客更乐于接受一个为期两至三天的会议邀请,而不情愿在一个长达一周的与会人员名单上签名.

    趣味性.你的公司应该突出展示某种具煽动性的产品或服务."必须要有真正适合商业团体需要的信息".

    便利性.预订会议场所之前,与尽可能多的顾客商榷好时间.还要确保届时同行业内没有大型的贸易会展与你的顾客会议相冲突.

    吸引力.在发出邀请函之前,通过直邮的方式激发顾客对会议的兴趣.或者以公关公司造势-有关公司及产品的新闻报道会让顾客会议更具吸引力.

    广撒网.多邀请.大多数成功的公司都备有一个详尽的数据库,里面存储了大量现有顾客和潜在顾客的相关信息.就用这个数据库来制订邀请名单.大顾客通常易于保持联系,但很多小顾客却会在不经意中失去踪影.务必要邀请那些小顾客参加会议,并注意保持顾客比例的平衡问题.发出邀请函后,还要让销售人员继续跟进.

    顾客比例适中.理想情况是,与会者包含80%的现有顾客和20%的潜在顾客.那些与你正有商务往来的顾客会把你的产品或服务推荐给那些你尚不熟识的人.请努力维持与会人员合理的比例."如果会议全部是现有顾客,你就失去了以一种自然的方式发展新业务的大好机会,即和愉悦的顾客结成紧密的关系."

    确定是自行主办还是外包给专业公司.如果你决定交给会议策划公司来办理,就要保证该公司是顾客会议领域的专家.可以观察一下它的顾客以及会议记录.此外,你必须清楚地阐明你需要它为你做哪些事情.

    让公司高层参与会议.成功的会议必须具备强有力的"关系管理".如果有200个顾客及潜在顾客参会,就得派至少15个高层经理和大约50到100个基层经理出席.确保他们都知道做殷勤的主人是多么重要,这样他们才会融入客人中,而不是总和自己人一起.